CURATION POLICY UNIVERSITY OF FERRARA ZENODO COMMUNITY – UNIFEZEN

Article 1 - Foreword

1. The University of Ferrara acknowledges the high value of the dissemination and accessibility of research results for an equitable and inclusive science, the enhancement and preservation of cultural and scientific heritage and the development of technology transfer. The University of Ferrara created University of Ferrara  Zenodo Community – UnifeZen, a virtual space for the publication and storage of research data and other outputs deriving from the activities of the affiliated staff, in compliance with the University of Ferrara Open Science Policy and in order to facilitate the research staff.

2. UnifeZen is a specific shared area of the multidisciplinary repository Zenodo, established by the European Union and run by CERN that guarantees the backup of data and provides a digital object identifier (doi), so the dataset can be cited.

3. The storage of research data in the UnifeZen Community is one of the choices for data deposition offered to University of Ferrara researchers. Alternative options should be considered in parallel, such as: disciplinary specific data repositories depending on the type of research data deposited and the characteristics of the project; data repository recommended or expressly indicated by research funders.

4. Data to be deposited in the UnifeZen Community are firstly uploaded to Zenodo platform and, only later, after the checking specified in this Policy are admitted into the Community.

5. Depositing data in UnifeZen Community, University of Ferrara staff has the possibility to be supported by Open Science experts during the metadata and data input and make deposited material identifiable as a result of the research carried out at the University of Ferrara.

Article 2 - Why it is important to store data

1. The storage and sharing of data provides many advantages, including but not limited to:

1. greater impact and long-term data preservation;

2. compliance with Funders, publishers and institutions obligations that may require data sharing;

3. increased transparency and data quality assurance (results can be replicated and compared with other studies);

4. greater chances to create opportunities for follow on research and collaboration;

5. re-use permits to analyse data in new ways and for future research and discovery;

6. rationalising resources by avoiding duplication of research.

Article 3 - Who can deposit and store data 

1. Data may be deposited in UnifeZen Community by all members of the research staff affiliated with the University of Ferrara, including research grant holders, PhD students with or without scholarship, postgraduate or post-doctorate scholarship holders, resident doctors, linguistic collaborators, specialised technicians or other member of the technical-administrative staff, who generated, alone or with one or more subjects, even if not affiliated with the University of Ferrara, a dataset.

2. Zenodo guarantees a minimum of 20 years of long-term storage of data, that is  currently the lifetime of the host laboratory CERN.

Article 4 - What to deposit (research output)

1. Research data, including images, videos, laboratory results, originating from research conducted at the University of Ferrara, also in collaboration with other research institutions, could be deposited in UnifeZen Community. It is also possible to deposit other research-related materials (software, tools, models, codes, protocols, evaluation systems, reports) and other types of content (teaching materials, presentations, posters). Research articles and other publications cannot be submitted to the UnifeZen Community. Research articles and other publications are mandatory deposited in the Archivio Istituzionale della produzione scientifica dell’Ateneo  (Institutional Archive of the University’s scientific production). A link between the datasets in UnifeZen Community and the resulting publications in the institutional repository will be guaranteed.

Article 5 - Formats and dimensions, metadata 

1. Data from any stage of the research lifecycle are accepted. It is suggested to use open and non-proprietary  formats to facilitate accessibility according to the FAIR principles (Findable, Accessible, Interoperable, Re-usable), however proprietary file formats are also accepted, when no alternatives are available, or non-proprietary formatting makes the data file substantially less usable. The total file size limit per record for free storage is 50 GB,  but larger files can be deposited for a fee, submitting a specific request to Zenodo that will grant it on a case-by-case basis. There are no limits on the number of files to be uploaded.

2. Each data file must be associated with sufficient metadata describing the elements in the dataset, preferably in a non-proprietary format (e.g. txt, tif), that can be exported in different standard formats. This documentation should adequately describe the stored dataset  as a readme file. English should be used for the metadata entry.

3. There are  three types of metadata to be filled out in the descriptive form associated with the uploaded file: structural, descriptive and  administrative metadata. Structural metadata correspond to file and directory structure, description of collection and analysis methods, information on data formats. Descriptive metadata are context and data information, e.g. the name of the dataset, the research discipline, the persistent identifier, the time and place of dataset collection and publication, the authorship and the ownership, the description of the content (keywords, variables, etc.). The licence, the access rights and funding represent administrative metadata. The University of Ferrara strongly encourages to enter metadata as more updated/ complete  as possible to improve the accessibility of the deposited files.

Article 6 - Licence to the University of Ferrara

1. Upon successful approval by the Community curators, data will be published in UnifeZen. By depositing in UnifeZen Community, the University of Ferrara is granted a non-exclusive, free and worldwide licence on metadata, that allows the curators to make a formal check and any possible necessary corrections and additions. 

2. According to Zenodo Policy, metadata are always open-access under the CC0 licence, except email addresses. 

3. For confidentiality or privacy reasons or to permit commercial exploitation, some data cannot be shared; therefore data files can be stored with closed, restricted, open or embargoed access. While depositing, the research manager chooses the most appropriate access, according to the principle coined in Horizon 2020  "As open as possible, closed if necessary". 

4. Closed access files are protected by Zenodo against unauthorised access. 

5. Files with restricted access can be shared with other users meeting specific requirements. These files, even not open access, can be shared between registered users on the basis of the provisions provided by those who deposited the original file. 

6. For open access data, the most appropriate licence should be specified while depositing. 

7. As indicated in the Open Science Policy, the University of Ferrara suggests choosing a Creative Commons licence. 

8. The material deposited in the UnifeZen Community can be modified, developed, published, commercially exploited by the copyright holder in other media and formats. It is not allowed to charge users for accessing files stored in the UnifeZen Community.

Article 7 - Curation

1. Before being deposited in the UnifeZen Community, all datasets and other research outputs require validation by Community curators by a legitimacy check based on the presence of at least one author affiliated with the University of Ferrara.

2. Community curators also verify the  metadata accuracy. This process ensures that data are in the appropriate format and supplied with adequate documentation facilitating identification and reuse according to FAIR principles. 

3. The format of the data files and associated documentation are revised in a validation process without dealing with the contents. 

4. The Community curators can, if necessary: modify and/or complete metadata; contact the submitter to request changes, additions or further information.

5. The Community curators can reject or withdraw, even after publication, a dataset if considered not appropriate: lack of at least one author affiliated with the University of Ferrara, copyright infringement, exposure of sensitive data, metadata and/or datasets that damage the image of the University or are contrary to the Code of Conduct for the Integrity of Research of the University of Ferrara. 

6. Community curators can also reject datasets when the submitter does not provide the requested information/additions. The curators of the UnifeZen Community who decide not to admit or to withdraw a dataset, give communication, justifying the reason, to the submitter. The dataset remains available in Zenodo.

7. Datasets are not withdrawn because the submitter is moving to another institution. The submitter has the right to provide additional copies to other institutions under the non-exclusive deposit agreement.

Article 8 - Responsibility

1. Submitting with a personal account, the affiliated staff is solely responsible for the quality and content of the uploaded material, including metadata not reviewed and/or corrected. By asking for publication in the UnifeZen Community, the submitter confirms that he holds necessary permissions and rights to share the material on the basis of the chosen licence. In particular, the submitter ensures that it does not contain third-party copyright material; it must not infringe any applicable law; it must not present unlawful, contrary to morality or public order or otherwise dubious content, in particular violent, racist or pornographic; it complies with the General Data Protection Regulation (GDPR) and the Code of Conduct for the Integrity of Research of the University of Ferrara; the upload does not constitute a breach of any other agreement, including any confidentiality or publication restriction provisions in sponsorship or collaboration

2. agreements. The uploaded material available for publication must in no way endanger the security of the systems, programs and data of Zenodo, of the University of Ferrara and of the end user nor constitute a source of danger for the service.

Article 9 - Disclaimer

1. The University of Ferrara has no responsibility for the correctness, completeness and/or quality of the uploaded information and content, nor necessarily embrace the attitude of the authors in the published materials. 

2. The University of Ferrara is not responsible for damages deriving from under external influences (in particular the consequences of force majeure, hacker attacks, presence of computer viruses, etc.), it is also not liable for damages resulting from the content or online transmission or from the unlawful use by third parties of the uploaded materials. 

3. The University of Ferrara assumes no responsibility for the readability and long-term use of data, documents and their content beyond the technically relevant practice. For what is not expressly provided for in this document, please refer to the Zenodo Policy at the following link: https://about.zenodo.org/policies/.

Article 10 - Disputes and Jurisdiction

1. The competent court for disputes that cannot be resolved in a friendly way is Ferrara court.

Article 11 - Final provisions 

1. The Policy  enters into force on the 15th day following its publication in the Register.

CURATION POLICY DELLA COMMUNITY DELL'UNIVERSITÀ DEGLI STUDI DI FERRARA - UNIFEZEN

Articolo 1 - Premesse

1. L’Università degli Studi di Ferrara riconosce l’elevato valore della diffusione e dell’accessibilità dei risultati della ricerca per la creazione di una scienza equa ed inclusiva, il potenziamento e la preservazione del patrimonio culturale e scientifico, lo sviluppo del trasferimento tecnologico. In ottemperanza a quanto stabilito nella propria Policy di Ateneo sulla Scienza Aperta e per facilitare il proprio personale di ricerca, ha creato University of Ferrara Zenodo Community – UnifeZen, uno spazio virtuale destinato alla pubblicazione e al deposito dei dati della ricerca e altri output derivanti dalle attività del personale afferente all’Università degli Studi di Ferrara. La Community UnifeZen è gestita da un gruppo di esperti in Open Science.

2. UnifeZen è una specifica area condivisa sul repository multidisciplinare Zenodo, fondato dall’Unione Europea e gestito dal CERN che garantisce il backup dei dati e l’assegnazione di un digital object identifier (doi), rendendo il dataset citabile.

3. Il deposito dei dati derivanti dalle attività di ricerca nella Community UnifeZen è una delle scelte per il deposito dei dati offerte ai ricercatori dell’Università di Ferrara. Esistono opzioni alternative per il deposito dei dati che possono essere considerate in parallelo, come ad esempio: repository di dati disciplinare a seconda della tipologia dei dati e del progetto; repository di dati consigliato o espressamente indicato dai finanziatori della ricerca. 

4. I dati da depositare all’interno della Community UnifeZen vengono inizialmente caricati sulla piattaforma Zenodo e, solo in un secondo momento, a seguito delle verifiche previste da questa Policy vengono ammessi nella Community. 

5. Il personale afferente all’Università degli Studi di Ferrara che effettua il deposito dei propri dati in UnifeZen ha inoltre la possibilità di essere supportato da esperti nel campo dell’Open Science durante le fasi di inserimento dei metadati e dei dati e ha inoltre la possibilità di rendere riconoscibile il proprio materiale come frutto del lavoro condotto in Ateneo.

Articolo 2 - Perché è importante depositare i dati

1. Il deposito e la condivisione dei dati garantiscono numerosi vantaggi, tra cui a titolo esemplificativo non esaustivo:

1. un maggiore impatto e una conservazione a lungo termine dei dati; 

2. il rispetto delle condizioni definite da Finanziatori, editori e istituzioni che possono richiedere la condivisione dei dati;

3. maggiore trasparenza e garanzia di qualità dei dati (i risultati possono infatti essere replicati e confrontati con altri studi);

4. maggiori possibilità di creare reti di collaborazione tra ricercatori;

5. possibilità di riutilizzo dei dati che possono essere analizzati in modi nuovi e per ricerche e scoperte future;

6. maggiore razionalizzazione delle risorse evitando la duplicazione delle ricerche. 

Articolo 3 - Chi può depositare e conservazione dei dati 

1. Possono depositare i dati tutti gli appartenenti al personale di ricerca a qualsiasi titolo affiliato all’Università degli Studi di Ferrara, inclusi i titolari di assegno di ricerca, dottorandi di ricerca con o senza borsa, titolari di borsa di studio post-laurea o post- dottorato finalizzata alla ricerca, medici in formazione specialistica, collaboratori linguistici, tecnici specializzati o altro componente del personale tecnico-amministrativo, che abbia generato da solo o insieme ad uno o più soggetti, anche esterni all’Università, un set di dati.

2. La conservazione a lungo termine dei dati è garantita da Zenodo che, al momento, prevede una conservazione minima di 20 anni, pari al ciclo di vita del laboratorio del CERN che ospita il repository.

Articolo 4 - Che cosa depositare (output della ricerca) 

1. In UnifeZen possono essere depositati i dati della ricerca, inclusi immagini, video, risultati di laboratorio,  che derivano da ricerche condotte all’Università degli Studi di Ferrara, anche in collaborazione con altri enti. È possibile depositare inoltre altri materiali legati alla ricerca (software, strumenti, modelli, codici, protocolli, sistemi di valutazione, report) e altri tipi di contenuti (materiali didattici, presentazioni, poster), ma non è consentito depositare le pubblicazioni che devono essere obbligatoriamente depositate nell’Archivio Istituzionale della produzione scientifica dell’Ateneo. Sarà comunque garantito il link tra i dataset depositati nella Community e le pubblicazioni da essi derivanti inserite nel catalogo istituzionale.

Articolo 5 - Formati e dimensioni, metadati 

1. In UnifeZen è possibile depositare dati riferiti a qualsiasi momento del ciclo di vita  di una ricerca. Si suggerisce di utilizzare formati aperti per facilitare l’accessibilità secondo i principi FAIR (Findable, Accessible, Interoperable, Re-usable), tuttavia sono accettati anche formati di file proprietari, quando i formati non proprietari non sono disponibili, o la formattazione non proprietaria rende il file di dati sostanzialmente meno utilizzabile. Il limite di dimensione totale per il deposito gratuito di un file è di 50 GB, ma file di dimensioni maggiori possono essere depositati a pagamento facendone richiesta a Zenodo che valuterà caso per caso. Non vi sono invece limiti nel numero di file che si possono caricare.

2. Ogni file di dati deve essere accompagnato  da metadati sufficienti a descrivere gli elementi presenti nel dataset, preferibilmente in un formato non proprietario (es. txt, tif), esportabili in diversi formati standard. Tale documentazione deve descrivere adeguatamente il set di dati depositati sotto forma di file readme. Per la compilazione dei metadati va utilizzata la lingua inglese. 

3. I metadati che devono essere inseriti nella scheda descrittiva di accompagnamento al file sono di tre tipologie: strutturali, descrittivi, amministrativi. I metadati strutturali corrispondono a struttura di file e directory, traccia delle misure adottate durante la raccolta e l’analisi, informazioni sui formati di dati. Per metadati descrittivi si intendono il contesto e le informazioni sui dati, ad es. il nome dell’insieme di dati, la disciplina di ricerca, l’identificatore persistente, l’ora e il luogo di raccolta e pubblicazione dell’insieme di dati, la paternità e la titolarità, la descrizione del contenuto (parole chiave, variabili, ecc.). La licenza, i diritti di accesso e i finanziamenti rappresentano i metadati amministrativi. L’Università degli Studi di Ferrara incoraggia fortemente l’inserimento di metadati il più possibile aggiornati/completi per migliorare l’accessibilità ai files depositati.

Articolo 6 - Licenza a Università degli Studi di Ferrara

1. Per essere pubblicato nella Community UnifeZen, il materiale deve essere approvato dagli  amministratori della Community. Depositando in UnifeZen, si concede all’Università degli Studi di Ferrara una licenza d’uso per tutto il mondo, gratuita e non esclusiva sui metadati, che permette agli amministratori della Community di effettuare un controllo formale, eventuali correzioni ed integrazioni necessarie. 

2. La Policy di Zenodo prevede che i metadati siano sempre ad accesso aperto con licenza CC0, fanno eccezione gli indirizzi email. 

3. È possibile che per motivi di riservatezza o per garantire la privacy o lo sfruttamento commerciale, alcuni dati non possano essere condivisi, pertanto i file di dati possono essere depositati ad accesso chiuso, ristretto, aperto o con embargo. La scelta in merito spetta al responsabile della ricerca secondo il principio coniato in  Horizon 2020  “Il più aperto possibile, chiuso se necessario”. 

4. I file depositati ad accesso chiuso sono protetti da Zenodo contro l’accesso non autorizzato. 

5. I file ad accesso ristretto possono essere condivisi con altri utenti che soddisfino determinati requisiti. Tali file pur non essendo ad accesso aperto, possono essere condivisi tra utenti registrati sulla base delle disposizioni previste da chi ha depositato il file originale.  

6. Per i dati ad accesso aperto, al momento del deposito, va specificata la licenza d’uso più appropriata. 

7. L’Università degli Studi di Ferrara, in analogia con quanto indicato nella Policy sull’Open Science, suggerisce l’utilizzo di una licenza Creative Commons. 

8. Il materiale depositato nella Community UnifeZen può essere modificato, sviluppato, pubblicato, sfruttato commercialmente da parte del titolare del diritto d’autore in altri media e formati. Non è consentito addebitare un costo agli utenti per l’accesso ai file depositati nella Community.

Articolo 7 - Curation 

1. Tutti i set di dati e gli altri output ammissibili, prima di essere depositati su UnifeZen, necessitano della convalida da parte degli amministratori della Community, i quali effettuano un controllo di legittimità sulla base della presenza di almeno un autore Unife. 

2. Gli amministratori della Community verificano inoltre la correttezza dei metadati inseriti. Questo processo garantisce che i dati siano nel formato appropriato e provvisti di adeguata documentazione che ne facilitino individuazione e riuso secondo i principi FAIR. 

3. Il formato dei file di dati e la documentazione di accompagnamento sono soggetti a revisione in un processo di validazione che non entra nel merito dei contenuti. 

4. Gli amministratori della Community, se necessario, possono: intervenire modificando e/o integrando i metadati, contattare il responsabile del deposito per richiedere modifiche, integrazioni o ulteriori informazioni.

5. Gli amministratori della Community si riservano il diritto di respingere o ritirare, anche dopo la pubblicazione, un set di dati se non ritenuto idoneo: mancanza di almeno un autore affiliato all’Università degli Studi di Ferrara, violazioni del copyright, esposizione di dati sensibili, metadati e/o dataset che ledono l’immagine dell’Ateneo o contrari al Codice di Condotta per l’Integrità della Ricerca dell’Università degli Studi di Ferrara. 

6. Gli amministratori della Community si riservano altresì il diritto di respingere dataset per i quali il responsabile del deposito non provveda a fornire le informazioni/integrazioni richieste. Gli amministratori della Community UnifeZen che decidono di non ammettere o di ritirare un dataset nella Community, ne danno comunicazione, giustificando il motivo, al responsabile del deposito. Il dataset resta comunque disponibile su Zenodo. 

7. I dati non possono essere ritirati in seguito al trasferimento di chi ha effettuato il deposito presso altro ente di ricerca, il quale mantiene il diritto di fornire copie aggiuntive ad altre istituzioni ai sensi del contratto di deposito non esclusivo. 

Articolo 8 - Responsabilità

1. Il personale che effettua il deposito mediante il proprio account è l’unico responsabile della qualità e del contenuto del materiale caricato, inclusi i metadati non oggetto di revisione e/o correzione. Chiedendo la pubblicazione nella Community UnifeZen, chi deposita conferma di avere le autorizzazioni e i diritti necessari per condividere il materiale sulla base della licenza prescelta. In particolare, deve garantire che non contenga materiale protetto da copyright di terze parti; non deve violare nessuna legge vigente; non deve presentare contenuti illeciti, contrari al buon costume o all’ordine pubblico o altrimenti dubbiosi, in particolare di natura violenta, razzista o pornografica; essere conforme al Regolamento sulla Protezione dei Dati Personali (GDPR) ed al Codice di Condotta per l’Integrità della Ricerca dell’Università degli Studi di Ferrara; il deposito non deve costituire violazione di altri accordi, compresi eventuali patti di riservatezza o di restrizione della pubblicazione negli accordi di sponsorizzazione o collaborazione. 

2. I contenuti messi a disposizione per la pubblicazione non devono in alcun modo mettere a rischio la sicurezza dei sistemi, dei programmi e dei dati di Zenodo, dell’Università degli Studi di Ferrara e dell’utente finale né costituire una fonte di pericolo per il servizio.

Articolo 9 - Esclusione di responsabilità

1. L’Università degli Studi di Ferrara non si assume alcuna responsabilità per la correttezza, la completezza e/o la qualità delle informazioni e dei contenuti memorizzati, né condivide necessariamente l’atteggiamento degli autori nei materiali pubblicati. 

2. L’Università di Ferrara non è responsabile per danni derivanti da cause non influenzabili (in particolare le conseguenze di forza maggiore, attacchi di hacker, presenza di virus informatici, ecc.), non è inoltre responsabile per danni derivanti dal contenuto o dalla trasmissione online o dall’uso illecito da parte di terzi dei materiali depositati.  

1. L’Università degli Studi di Ferrara non si assume alcuna responsabilità per la leggibilità e l’utilizzo a lungo termine dei dati, dei documenti e del loro contenuto al di là della prassi tecnicamente rilevante. Per quanto non espressamente previsto in questo documento, si rimanda alla policy di Zenodo al seguente link: https://about.zenodo.org/policies/.

Articolo 10 - Controversie e Foro competente

1. Il Foro competente per le controversie che non possano essere risolte in via amichevole è quello di Ferrara.

Articolo 11 - Disposizioni finali 

1. La presente policy entra in vigore il 15° giorno dalla pubblicazione all’Albo.