Grip op je data. Startgids voor het analyseren van collectie-informatie

Steeds meer mensen willen erfgoed digitaal kunnen vinden. Om dat mogelijk te maken, werkt de erfgoedsector hard aan het toegankelijk maken van haar collectiedata. Zodra die informatie publiek wordt gedeeld, gelden nieuwe eisen aan de kwaliteit. De publicatie Grip op je data laat zien hoe de kwaliteit van collectiedata in kaart kan worden gebracht.

Musea, heemkundekringen en andere erfgoedorganisaties maken steeds meer collectiedata beschikbaar voor het publiek. Maar is die data, die aanvankelijk alleen voor intern gebruik was, ook geschikt voor een bredere doelgroep? Vertellen de data een goed verhaal over de collectieobjecten? Is duidelijk wat de rechtenstatus is, zodat een gebruiker weet of hij een afbeelding mag bewerken? Of worden kwetsende, achterhaalde of discriminerende termen gebruikt?

Voor een analyse van collectiedata biedt Grip op je data een helpende hand. Deze startgids om inzicht te krijgen in  collectie-informatie is bedoeld voor collectieregistratoren en databeheerders bij collectiebeherende erfgoedinstellingen. Aan de hand van praktische voorbeelden – voornamelijk uit de museale context – laat de gids zien hoe je de kwaliteit van je collectiedata systematisch analyseert. Die inzichten helpen om gerichter te werken aan kwaliteitsverbetering. Deze handreiking richt zich dus specifiek op de analyse van data, niet op het opschonen ervan. En ook als je je collectiedata nog niet deelt, maar nieuwsgierig bent naar hoe je registratie ervoor staat, biedt de startgids uitkomst.

De gids neemt je stap voor stap mee in het maken van een export, oftewel een kopie van de collectiedata uit het collectie-informatiesysteem en de controle van het bestand. Daarna volgt de analyse en interpretatie van alle velden. Denk aan vragen zoals: Staat er tekst in velden waar alleen een getal of datum hoort te staan? Zijn de termen gelinkt aan het Termennetwerk? Je vindt ook tips over hoe je slimme vragen kunt stellen aan je collectie-informatiesysteem, voor als je liever geen export maakt. Aan de hand van de uitkomsten kun je een plan maken voor het doorvoeren van verbeteringen in je collectieregistratie én dit werk duurzaam inbedden in je organisatie.