An Academic Management System Prototype Oriented to Administrative Automation and Usability in Basic Education
Authors/Creators
- 1. Empresa Pública del Agua
-
2.
Universidad Técnica Estatal de Quevedo
Description
In many basic education institutions, several academic processes are still carried out manually, which may lead to delays, difficulties in organizing records, and limitations in the timely access to student information. In response to this problem, a prototype Academic Management System was developed to support the organization and automation of academic and administrative activities. The system was developed using the Scrum methodology, with short work cycles that allowed adjustments to be incorporated throughout the development of the prototype. The system was implemented in C# as a desktop application and included functionalities related to grade registration, attendance control, schedule management, messaging, and academic information consultation. To evaluate the prototype, functional tests and an exploratory usability assessment were conducted through structured interviews. The results made it possible to verify the operation of the main functionalities and to identify positive aspects and opportunities for improvement, mainly related to interface design, navigation, and interaction with specific modules. Given the exploratory nature of the study and the small number of participants, the findings should be interpreted as preliminary evidence regarding the functionality and usability of the prototype in the context studied and do not allow inferences to be made about improvements in institutional administrative efficiency. As a contribution, the study presents a contextualized technological alternative to support academic management processes in basic education institutions with limitations in their digitalization processes.
Abstract (Spanish)
En muchas instituciones de educación básica, varios procesos académicos aún se realizan de forma manual, lo que puede generar retrasos, dificultades en la organización de los registros y limitaciones para acceder oportunamente a la información estudiantil. Frente a esta problemática, se desarrolló un prototipo de Sistema de Gestión Académica orientado a apoyar la organización y automatización de actividades académicas y administrativas. El desarrollo se realizó mediante la metodología Scrum, utilizando ciclos de trabajo cortos que permitieron incorporar ajustes durante la construcción del prototipo. El sistema fue implementado en C# como una aplicación de escritorio e incorporó funcionalidades relacionadas con el registro de calificaciones, control de asistencia, gestión de horarios, mensajería y consulta de información académica. Para evaluar el prototipo se realizaron pruebas funcionales y una evaluación exploratoria de usabilidad mediante entrevistas estructuradas. Los resultados permitieron comprobar el funcionamiento de las principales funcionalidades e identificar aspectos favorables y oportunidades de mejora relacionadas principalmente con el diseño de la interfaz, la navegación y la interacción con determinados módulos. Debido al carácter exploratorio del estudio y al número reducido de participantes, los hallazgos deben interpretarse como evidencia preliminar sobre la funcionalidad y usabilidad del prototipo en el contexto estudiado y no permiten inferir mejoras en la eficiencia administrativa institucional. Como contribución, se presenta una alternativa tecnológica contextualizada para apoyar procesos de gestión académica en instituciones de educación básica con limitaciones en sus procesos de digitalización.
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- Translated title (Spanish)
- Prototipo de Sistema de Gestión Académica Orientado a la Automatización Administrativa y la Usabilidad en Educación Básica