GESTÃO DE CONTROLE DE FRAUDES EM SERVENTIAS EXTRAJUDICIAIS

A presente pesquisa teve como objetivo analisar as fraudes documentais registradas em serventias extrajudiciais brasileiras no período entre janeiro de 2020 e junho de 2023, com base em 145 comunicações oficiais recebidas por meio da plataforma Malote Digital, sistema desenvolvido pelo Conselho Nacional de Justiça (CNJ) e disponibilizado às Corregedorias Estaduais para viabilizar a comunicação institucional entre órgãos públicos. A investigação adotou uma abordagem metodológica qualitativa e descritiva, fundamentada na técnica de análise de conteúdo proposta por Bardin (2011), com o apoio do software Iramuteq para o tratamento e interpretação dos dados textuais. Observou-se que os tabelionatos de notas foram os cartórios com maior incidência de fraudes documentais, contabilizando 42 ocorrências (28,96%). O estado de Minas Gerais concentrou 90 registros (62,07%) das comunicações analisadas. No total, foram identificados 183 documentos com indícios de falsificação, dos quais 179 (97,81%) configuraram fraudes classificadas como simples, passíveis de detecção mediante conferência documental básica. Ademais, verificou-se que 87,43% das fraudes foram identificadas após a formalização do ato notarial, evidenciando falhas no processo de verificação de autenticidade. As estratégias fraudulentas predominantes consistiram na falsificação de documentos pessoais (33 casos, 22,23%) e na utilização de assinaturas falsas em procedimentos de reconhecimento de firma (29 casos, 20,42%). Em todas as ocasiões, os delegatários adotaram como medida corretiva a lavratura de boletim de ocorrência e a comunicação à respectiva Corregedoria Estadual. A triangulação dos dados, viabilizada pela conjugação da análise de conteúdo com os resultados obtidos pelo software Iramuteq, reiterou a vulnerabilidade dos tabelionatos de notas. Destaca-se, ainda, o risco do “efeito cascata” das fraudes, no qual a falsificação de um único documento gera a emissão de outros atos notariais ou registrais igualmente inválidos, comprometendo a segurança jurídica e a fé pública dos serviços prestados. Conclui-se pela necessidade de aprimoramento dos processos de verificação documental, institucionalização de políticas de compliance, capacitação técnica dos colaboradores das serventias e utilização sistemática de ferramentas tecnológicas, como o e-notariado e as plataformas CENSEC e CCN. Em decorrência desta pesquisa, elaborou-se um Produto Técnico Tecnológico com o objetivo de auxiliar gestores de cartório e suas equipes na identificação de fraudes documentais, por meio de um passo a passo orientativo.