RFQ Yang Tidak Pernah Jadi PO

Di B2B Indonesia, 97 dari 100 quotation memang tidak jadi PO, dan itu bukan kegagalan sales tapi cara industri menyaring siapa yang serius.

Rasio quote-to-PO di B2B Indonesia bukan KPI yang harus dikejar mendekati 100%. Itu metrik penyaring industri yang sehat angkanya sengaja kecil. Di pompa industri rasio 3-7% itu standar; di fabrikasi custom 5-10%; di distribusi katalog 15-25%; di tender pemerintah single-digit. Yang membuat operator B2B Indonesia capek bukan rasio kecilnya, tapi kebiasaan ngerjain semua RFQ yang masuk seolah-olah semuanya berniat sama. Padahal RFQ yang dilempar ke inbox itu sudah pre-sorted oleh niat pembeli (beneran beli, cari pembanding, audit harga vendor existing, ambil spesifikasi gratis, atau cuma latihan magang purchasing) dan kerjaan sales bukan menaikkan rasio, tapi memilih lebih awal mana 10-15 RFQ dari 100 yang masuk yang memang dirancang punya kemungkinan jadi PO. Pernah aku ngerjain quotation tiga malam berturut-turut untuk pompa transfer kapasitas 50 m³/jam, lengkap BOM, drawing, datasheet, kirim PDF 14 halaman. Tiga minggu kemudian baru tahu yang ngirim RFQ itu purchasing magang yang lagi audit harga vendor existing. Hit rate-ku gak naik dengan kerja lebih keras. Hit rate-ku naik begitu aku berhenti baperan dan mulai bertanya tiga pertanyaan sebelum buka spreadsheet: ini siapa yang nanya, kenapa nanya ke kita, dan apa keputusan setelahnya. Buku ini bukan ngajarin cara nutup deal. Buku ini ngajarin cara berhenti merasa gagal saat 97 dari 100 quotation gak jadi PO, karena angka itu memang sudah hukum industrinya.

Audiences:

• Sales tukang ngitung HPP umur 28-35 di pabrikan komponen industri Jakarta-Bekasi-Surabaya — Tiap bulan tutup buku lihat ada 60-80 quotation keluar, yang jadi PO 3-5, lalu dipanggil bos ditanya kenapa hit rate kecil. Padahal yang ditanya bos itu sebenarnya bukan rasio, tapi keseriusan dia milih RFQ. Yang dia gak tahu: 90% RFQ yang masuk inbox memang gak pernah dirancang untuk jadi PO.
• Owner-operator workshop fabrikasi/EPC kecil umur 35-50 di Cileungsi-Karawang-Cikarang — Sendirian ngerjain quotation malam-malam habis anak tidur. Capek karena 95% kerjaan ngitung jam itu hangus. Mulai baperan tiap kali dibilang 'pak, harga sampean kemahalan' padahal yang dimaksud user sebenarnya 'gua udah ada vendor, lo cuma pembanding'. Mulai ngira ada yang salah sama dirinya, sama bisnisnya, sama harganya.
• Manajer purchasing principal/distributor produk teknik umur 30-45 di Jakarta yang justru sering jadi yang minta RFQ — Dari sisi pembeli, dia juga kirim banyak RFQ yang tidak akan jadi PO untuk benchmarking, untuk audit harga vendor existing, untuk justifikasi budget. Dia tahu itu bagian dari kerjaan. Tapi dia gak pernah dikasih tahu bahwa di seberang meja, vendor yang dia mintai quotation itu menghabiskan 4-12 jam ngitung untuk sesuatu yang dia sendiri sudah tahu gak akan beli. Hasilnya: vendor mulai jarang balas RFQ-nya, atau balas dengan asal-asalan.