Bearbeitung und Monitoring von Article Processing Charges an Universitätsbibliotheken in Deutschland. Aktuelle Befunde und Herausforderungen

Für den Umstieg von Closed Access auf Open Access haben sich Article Processing Charges (APCs) als vorherrschendes Geschäftsmodell mit Verlagen etabliert. Die Bearbeitung und das Monitoring von APCs stellt, so die Ausgangsthese dieser Arbeit, Universitätsbibliotheken vor große Herausforderungen, da Publikationszahlen und -kosten stetig steigen. Die Arbeit erhebt den aktuellen Stand an acht Einrichtungen mittels leitfadengestützter qualitativer Expert*inneninterviews. Zur Auswertung der Interviews kam die inhaltlich-strukturierende qualitative Inhaltsanalyse zur Anwendung. Leitende Forschungsfragen für die Untersuchung waren: Wie gestalten sich die Workflows bei der Bearbeitung und dem Monitoring von APCs an deutschen Universitätsbibliotheken? Welche Arbeitsinstrumente kommen zum Einsatz? Sind die eingesetzten Systeme interoperabel? Welche Metadaten werden wo erfasst? Was wissen die Bibliotheken über dezentrale Kosten? Die Auswertung der Studie zeigt, dass effiziente und skalierbare Arbeitsprozesse und -instrumente an deutschen Universitätsbibliotheken nur begrenzt etabliert sind, sich jedoch im Aufbau befinden. Die Workflows sind oftmals von fehlender Interoperabilität der eingesetzten Arbeitsinstrumente, Medienbrüchen sowie händischen und kleinteiligen Arbeitsschritten geprägt. Die acht Einrichtungen organisieren die einzelnen Workflowschritte sehr heterogen. Eine zentrale Rechnungsabwicklung für alle Publikationskosten einer Universität ist nicht üblich. Für die Bearbeitung und Überwachung von APCs kommen in der Regel mehrere Arbeitsinstrumente wie Webformulare, Tabellenkalkulationsprogramme, Informationssysteme und Dashboards zum Einsatz, die von Bibliothek zu Bibliothek variieren. Zwischen den Informationssystemen innerhalb einer Einrichtung bestehen kaum automatisierte Schnittstellen. Interoperabel sind derzeit vor allem institutionelle Repositorien. Die wenigsten Bibliotheken dokumentieren alle für das Monitoring empfohlenen Metadaten. Zudem erfasst kaum eine Einrichtung alle Metadaten in einem einzigen Informationssystem. Die zahlreichen und partiell nicht interoperablen Arbeitsinstrumente haben die Mehrfacherfassung von Daten zur Folge. Sehr detaillierte Kenntnisse besitzen die Bibliotheken bezüglich der Kosten, die über Publikationsfonds abgewickelt werden. Hier ist das Monitoring etabliert und funktioniert gut. Anders verhält es sich mit dezentralen Kosten, sodass ein Überblick über die Gesamtkosten des Publizierens oftmals fehlt.