Forschungsinformationssysteme in Hochschulen und Forschungseinrichtungen. Positionspapier. Version 1.1

Forschungsberichterstattung ist mittlerweile Alltag auf allen Ebenen des Wissenschaftsbetriebs:Forschende erfüllen regelmäßig Berichtspflichten gegenüber externen Förderorganisationen und Geldgebern. Leitungen benötigen im Wettbewerb um Ausstattung und Köpfe eine Übersicht über die Vielzahl an Forschungsinformationen, um gute Entscheidungen treffen zu können. Die öffentliche Rechenschaftslegung über Forschung, insbesondere über die Finanzierung, hat ebenfalls an Bedeutung gewonnen. Gleichzeitig haben Hochschulen und Forschungseinrichtungen immer noch überraschend große Probleme bei der Bereitstellung fachbezogener Informationen. Die Ursachen sind in den Institutionen meist ähnlich – eine verteile Datenhaltung ohne Schnittstellen, Verwaltungssysteme, die Forschungskontexte nicht abbilden, sowie die begrenzte Nutzbarkeit vorhandener Systeme für die Durchführung differenzierter Auswertungen. Mehrfacherfassungen sind an der Tagesordnung. Institutionsübergreifend bestehen weitere Hindernisse für ein effizientes Informationsmanagement: Fach- und Förderdatenbanken werden isoliert betrieben, es fehlt an Schnittstellen und Austauschformaten und bei der Entwicklung von Systemen werden Standardisierungsmöglichkeiten zu wenig genutzt. Die Entwicklung finanzierbarer und funktionaler Forschungs-informationssysteme und vor allem der Austausch vorhandener Informationen gehört ebenso zur IT-Entwicklung für die Wissenschaft, wie Campusmanagement oder geeignete Personal-und Finanzsysteme. Es ist schwer vorstellbar, dass Prozesse, die auf manuelle Eingaben und jährliche Datenabfragen angewiesen sind, in den zahlreichen wissenschaftlichen Einrichtungen dieser Welt auf Dauer erfolgreich fortgeführt werden können. Ebenso wenig ist wahrscheinlich, dass die Berichtsanforderungen abnehmen. Das Positionspapier zeigt auf strategischer Ebene auf, welche konkreten Schritte zur Entwicklung eines nachhaltigen Informationsmanagements in der Forschungsberichterstattung gegangen werden müssen. Eine Verständigung auf gemeinsame Standards ist die Grundvoraussetzung dafür, dass der nicht unbeträchtliche Aufwand für den Betrieb der Systeme gesenkt werden kann und mobilen Forschenden ermöglicht wird, ihr Portfolio in verschiedene Anwendungen zu übertragen und auch in andere Forschungseinrichtungen mitzunehmen. Die Arbeitsgruppe hat darüber hinaus konkrete handlungspraktische Hinweise für Systemauswahl, Einführung und Betrieb, Projektmanagement und Gestaltung der Systeme erarbeitet. Diese richten sich an Institutionen, die selbst ein Forschungsinformationssystem einführen oder entwickeln wollen.