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			<journal-id journal-id-type="publisher-id">REDC</journal-id>
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				<journal-title>Revista Espa&#x00F1;ola de Documentaci&#x00F3;n Cient&#x00ED;fica</journal-title>
				<abbrev-journal-title>Rev. Esp. Doc. Cient.</abbrev-journal-title>
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			<issn pub-type="ppub">0210-0614</issn>
			<issn pub-type="epub">1988-4621</issn>
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				<publisher-name>Consejo Superior de Investigaciones Cient&#x00ED;ficas</publisher-name>
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			<article-id pub-id-type="publisher-id">redc.2019.4.1632</article-id>
			<article-id pub-id-type="doi">10.3989/redc.2019.4.1632</article-id>
			
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				<subj-group subj-group-type="heading">
				<subject>ESTUDIOS / RESEARCH STUDIES</subject>
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				<article-title>La descripci&#x00F3;n archiv&#x00ED;stica en el marco de la gesti&#x00F3;n documental por procesos</article-title>
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				<trans-title>The description in the records management by the business process</trans-title>
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				<alt-title alt-title-type="running-head">La descripci&#x00F3;n archiv&#x00ED;stica en el marco de la gesti&#x00F3;n documental por procesos</alt-title>
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					 <surname>Crespo Mu&#x00F1;oz</surname>
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			<aff id="U1">Archivo General de Simancas</aff>
			
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				<corresp id="cor1">Correo-e: <email xlink:href="fjcresmu@gmail.com">fjcresmu@gmail.com</email>
					ORCID iD: <ext-link ext-link-type="uri" xlink:href="https://orcid.org/0000-0002-3255-189X">https://orcid.org/0000-0002-3255-189X</ext-link>
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			<pub-date pub-type="epub">
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				<year>2019</year>
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			<year>2019</year>
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			<volume>42</volume>
			<issue>4</issue>
		
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				<copyright-year>2019</copyright-year>
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					<license-p>Este es un art&#x00ED;culo de acceso abierto distribuido bajo los t&#x00E9;rminos de la licencia de uso y distribuci&#x00F3;n Creative Commons Reconocimiento 4.0 Internacional (CC BY 4.0).</license-p>
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			<abstract xml:lang="es">
			<title>RESUMEN</title>
			<p>Este trabajo analiza la nueva definici&#x00F3;n de la descripci&#x00F3;n archiv&#x00ED;stica, entendida como proceso esencial dentro de la gesti&#x00F3;n documental, sobrepasando su tradicional consideraci&#x00F3;n como tarea importante dentro de los archivos: junto al producto de la descripci&#x00F3;n se tiene que tener muy en cuenta la calidad de las propias actividades descriptivas. As&#x00ED;, se abordan, inicialmente, el lugar que ocupa la descripci&#x00F3;n archiv&#x00ED;stica dentro de los &#x00ED;tems de la gesti&#x00F3;n documental y el procedimiento descriptivo que debe desarrollarse dentro de este marco; en este sentido, a continuaci&#x00F3;n, se estudia la v&#x00ED;a necesaria para alcanzar la calidad y la mejora continua en la descripci&#x00F3;n archiv&#x00ED;stica, que no es otra que la gesti&#x00F3;n por procesos.</p>
			</abstract>
						
			<trans-abstract xml:lang="en">
			<title>ABSTRACT</title>
			<p>This paper analyses the new definition of the description, understood as essential business process within the records management, exceeding its traditional consideration as important task within the archives: along with the product of the description it is necessary to consider the quality of the own description activities. First, the paper analyses the position hold by the description within the records management process, and the descriptive method that must be developed within this framework. Then, an analysis is made of the path required to reach the quality improvement in the description: which is none other than process management.</p>
			</trans-abstract>
			
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				<title>PALABRAS CLAVE</title> 
				<kwd>Archiv&#x00ED;stica</kwd>
				<kwd>documento</kwd>
				<kwd>descripci&#x00F3;n archiv&#x00ED;stica</kwd>
				<kwd>Gesti&#x00F3;n documental</kwd>
				<kwd>gesti&#x00F3;n por procesos</kwd>
				<kwd>calidad</kwd>
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				<title>KEYWORDS</title> 
				<kwd>Archival Science</kwd>
				<kwd>record</kwd>
				<kwd>description</kwd>
				<kwd>Records management</kwd>
				<kwd>business process</kwd>
				<kwd>quality</kwd>
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	<body>

			<sec id="S1">
			<title>1. INTRODUCCI&#x00D3;N</title>
			 
			<p>La tradicional distancia existente entre los conceptos “Archiv&#x00ED;stica” y “Gesti&#x00F3;n documental” ha ido desapareciendo en los &#x00FA;ltimos a&#x00F1;os. Recientemente, en el a&#x00F1;o 2017, dentro del &#x00E1;mbito de la Archiv&#x00ED;stica espa&#x00F1;ola, se apuesta por el uso del concepto “Gesti&#x00F3;n documental” como t&#x00E9;rmino preferencial sobre el de “Archiv&#x00ED;stica”; de este modo se ha desarrollado dentro del marco te&#x00F3;rico de la descripci&#x00F3;n archiv&#x00ED;stica por la Comisi&#x00F3;n de Normas Espa&#x00F1;olas de Descripci&#x00F3;n Archiv&#x00ED;stica (CNEDA), en su <italic>Vocabulario para la descripci&#x00F3;n archiv&#x00ED;stica</italic> o est&#x00E1;ndar <italic>Neda-Voc</italic>. Este est&#x00E1;ndar concibe la gesti&#x00F3;n documental como un conjunto de procesos t&#x00E9;cnicos aplicados a los documentos de archivo, con la finalidad de mantener las caracter&#x00ED;sticas esenciales de los mismos (autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad), as&#x00ED; como servir de testimonio a su contexto de origen.</p>
			 
			<p>La concepci&#x00F3;n del quehacer archiv&#x00ED;stico como un conjunto de procesos (y su necesaria gesti&#x00F3;n) conlleva al conocimiento de una terminolog&#x00ED;a que entronca con las normas ISO y con el Modelo EFQM de la Calidad; la propia gesti&#x00F3;n documental descansa sobre la normativa de la International Organization for Standarizati&#x00F3;n, m&#x00E1;s concretamente en la norma ISO 15489. Otra norma ISO, la 9000, define “proceso” como: “conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interact&#x00FA;an, las cuales transforman elementos de entrada en resultados”. B&#x00E1;sicamente, la gesti&#x00F3;n de un proceso descansa sobre la especificaci&#x00F3;n de la manera de llevarlo a cabo con eficiencia y eficacia (concepto de “procedimiento”); en este sentido, es preciso documentar c&#x00F3;mo se deben realizar las actividades del proceso y realizarlas como las documentamos (concepto de “Calidad”).</p>
			 
			<p>La descripci&#x00F3;n archiv&#x00ED;stica, como parte de los procesos t&#x00E9;cnicos de la gesti&#x00F3;n documental, interact&#x00FA;a con otros procesos y sub-procesos archiv&#x00ED;sticos, y est&#x00E1; constituida por actividades y tareas que le dan forma. </p>
			 
			<p>El objetivo de este art&#x00ED;culo es mostrar c&#x00F3;mo la descripci&#x00F3;n archiv&#x00ED;stica afronta la nueva perspectiva del trabajo en archivos, basado en la gesti&#x00F3;n por procesos, donde ocupa una posici&#x00F3;n clave. Se parte de unos antecedentes, cimentados en la consideraci&#x00F3;n de la descripci&#x00F3;n en archivos como tarea archiv&#x00ED;stica tradicional y su evoluci&#x00F3;n actual a proceso esencial. La metodolog&#x00ED;a empleada para el an&#x00E1;lisis de la descripci&#x00F3;n archiv&#x00ED;stica en el marco de la gesti&#x00F3;n documental por procesos consiste, en primer lugar, en estudiar c&#x00F3;mo la descripci&#x00F3;n se posiciona dentro de los procesos archiv&#x00ED;sticos y su imbricaci&#x00F3;n en el desarrollo procesual de la gesti&#x00F3;n documental; a continuaci&#x00F3;n, abordar la implementaci&#x00F3;n de la ficha de proceso tipo vinculada a la descripci&#x00F3;n de documentos de archivo, agentes y funciones; finalmente, perge&#x00F1;ar las l&#x00ED;neas b&#x00E1;sicas de mejora continua del proceso descriptivo. Para terminar, se realizan una serie de reflexiones conclusivas.</p>
		</sec> 
		
		<sec id="S2">
			<title>2. LA DESCRIPCI&#x00D3;N ARCHIV&#x00CD;STICA: DE TAREA TRADICIONAL A PROCESO ESENCIAL</title>
			 
			<p>Las funciones tradicionales de un archivo han sido tres: recoger, conservar y difundir.</p>
			 
			<p>Dentro del &#x00E1;mbito de “recoger” se entend&#x00ED;an los ingresos: los ordinarios o transferencias y los extraordinarios (donaci&#x00F3;n, legado, compra, reintegraci&#x00F3;n y comodato o dep&#x00F3;sito).</p>
			 
			<p>Por lo que se refiere a “conservar”, esta funci&#x00F3;n englobaba las grades tareas del tratamiento documental: identificaci&#x00F3;n, clasificaci&#x00F3;n, ordenaci&#x00F3;n, instalaci&#x00F3;n, valoraci&#x00F3;n y, por supuesto, descripci&#x00F3;n.</p>
			 
			<p>La actividades propias de “difundir” se centraban en el servicio al usuario a trav&#x00E9;s de las referencias archiv&#x00ED;stica o por medio de la reprograf&#x00ED;a orientada al usuario, a lo que se a&#x00F1;adi&#x00F3; la “dinamizaci&#x00F3;n cultural” de los archivos.</p>
			 
			<p>Es preciso centrarse ahora netamente en la descripci&#x00F3;n archiv&#x00ED;stica.</p>
			 
			<p>A lo largo del tiempo, distintos autores han ofrecido definiciones relativas al concepto de “descripci&#x00F3;n” en los archivos; s&#x00F3;lo usando la bibliograf&#x00ED;a t&#x00E9;cnica espa&#x00F1;ola, destacan desde Antonia Heredia Herrera (Heredia Herrera, <xref ref-type="bibr" rid="CIT14">1986</xref>) hasta, m&#x00E1;s recientemente, Javier Barbadillo Alonso (Barbadillo Alonso, <xref ref-type="bibr" rid="CIT01">2011</xref>). Igualmente, se encuentran las conceptualizaciones institucionales, como las procedentes de los glosarios del Ministerio de Educaci&#x00F3;n, Cultura y Deporte o del Consejo Internacional de Archivos. En l&#x00ED;neas generales, estas definiciones participan de la contextualizaci&#x00F3;n tradicional de la descripci&#x00F3;n archiv&#x00ED;stica: se centran m&#x00E1;s en el producto descriptivo (resumen, s&#x00ED;ntesis o representaci&#x00F3;n de informaci&#x00F3;n documental) que en la elaboraci&#x00F3;n del mismo; la g&#x00E9;nesis de descripciones archiv&#x00ED;sticas debe de ser entendida como un proceso dentro de la gesti&#x00F3;n documental (as&#x00ED; lo expresa el citado est&#x00E1;ndar <italic>Neda-Voc</italic>).</p>
			 
			<p>En definitiva, se trata de la contraposici&#x00F3;n de dos consideraciones de la descripci&#x00F3;n en los archivos: por un lado, se halla la concepci&#x00F3;n de la descripci&#x00F3;n archiv&#x00ED;stica del per&#x00ED;odo custodial, centrada en el contenido descriptivo (en los instrumentos de descripci&#x00F3;n y en la b&#x00FA;squeda de los datos); frente a esta idea, se encuentra la descripci&#x00F3;n archiv&#x00ED;stica del per&#x00ED;odo post-custodial, enfocada en el quehacer descriptivo y no tanto en los productos descriptivos (Llanes Padr&#x00F3;n, <xref ref-type="bibr" rid="CIT19">2016</xref>). Para Chris Hurley, la descripci&#x00F3;n archiv&#x00ED;stica no gira alrededor de la estructura de los instrumentos de descripci&#x00F3;n, sino de la estructura de los procesos, y, m&#x00E1;s concretamente, de los procesos de gesti&#x00F3;n documental (Hurley, <xref ref-type="bibr" rid="CIT17">1998</xref>).</p>
			 
			<p>En otro orden de cosas, la propia naturaleza de la descripci&#x00F3;n archiv&#x00ED;stica ha evolucionado de tal forma que ha terminado sobrepasando la realidad del dato, adapt&#x00E1;ndose a los nuevos tiempos. En este sentido, ha supuesto un indudable impacto la informatizaci&#x00F3;n de la descripci&#x00F3;n en los archivos y, sobre todo, la aparici&#x00F3;n y generalizaci&#x00F3;n del documento electr&#x00F3;nico.</p>
			 
			<p>La aplicaci&#x00F3;n de las tecnolog&#x00ED;as de la informaci&#x00F3;n para la administraci&#x00F3;n y descripci&#x00F3;n de la documentaci&#x00F3;n, independientemente de su naturaleza, da lugar a la gesti&#x00F3;n electr&#x00F3;nica de archivos. Adem&#x00E1;s de en la reproducci&#x00F3;n digital de realidades documentales en otros soportes (papel o pergamino), la gesti&#x00F3;n electr&#x00F3;nica de documentos reposa sobre bases de datos, aplicaciones y plataformas de difusi&#x00F3;n en Red, en donde albergar la informaci&#x00F3;n descriptiva. Un ejemplo claro lo constituye el Portal de Archivos Espa&#x00F1;oles (PARES) (S&#x00E1;nchez Mairena, <xref ref-type="bibr" rid="CIT25">2014</xref>). En este sentido, conceptos como “metadatos” o “interoperabilidad” tienen tanta importancia como el propio dato descriptivo.</p>
			 
			<p>Por su parte, la gesti&#x00F3;n de documentos electr&#x00F3;nicos (<italic>Electronic Records Management</italic>) ha supuesto la generaci&#x00F3;n de entornos de captura, clasificaci&#x00F3;n y selecci&#x00F3;n / eliminaci&#x00F3;n o conservaci&#x00F3;n para realidades documentales conformadas por informaci&#x00F3;n objeto (datos) pero tambi&#x00E9;n por elementos asociados (metadatos); en este sentido, la descripci&#x00F3;n no deja de ser esencial.</p>
			 
			<p>Los tradicionales instrumentos de descripci&#x00F3;n (gu&#x00ED;as, inventarios, cat&#x00E1;logos e &#x00ED;ndices) (Heredia Herrera, <xref ref-type="bibr" rid="CIT13">1982</xref>) estaban concebidos para conservar el significado de los datos documentales, mantener su control y proporcionar su acceso. Tanto si se trataba de documentos de archivo, de agentes (instituciones, personas o familias involucradas en la producci&#x00F3;n documental), de funciones o de los mismos organismos archiv&#x00ED;sticos, la descripci&#x00F3;n trataba de orientar la b&#x00FA;squeda y recopilaci&#x00F3;n de datos. La labor descriptiva se apoyaba, finalmente, en normas de amplia aceptaci&#x00F3;n, como las del Consejo Internacional de Archivos: ISAD(G), ISAAR(CPF), ISDF e ISDIAH. </p>
			 
			<p>Sin embargo, el advenimiento de la Era de la Informaci&#x00F3;n introduce en el registro descriptivo no s&#x00F3;lo el dato, sino los metadatos, que se definen como: informaci&#x00F3;n que describe el contexto, contenido y estructura de los documentos, as&#x00ED; como su gesti&#x00F3;n (posibilita la creaci&#x00F3;n, registro, clasificaci&#x00F3;n, acceso, conservaci&#x00F3;n y disposici&#x00F3;n de los documentos) (norma ISO 23081). </p>
			 
			<p>Fundamentalmente, los metadatos son informaci&#x00F3;n descriptiva esencial para llevar a cabo los fines de la gesti&#x00F3;n documental (Barbadillo Alonso, <xref ref-type="bibr" rid="CIT01">2011</xref>); igualmente, permiten uno de los grandes objetivos de las tecnolog&#x00ED;as de la informaci&#x00F3;n y de la comunicaci&#x00F3;n: la interoperabilidad. En el marco archiv&#x00ED;stico, normas como EAD o EAC-CPF especifican los elementos de metadatos que se precisan en una descripci&#x00F3;n archiv&#x00ED;stica. En cualquier caso, es necesario tener en cuenta que ambas normas no est&#x00E1;n destinadas a la descripci&#x00F3;n de materiales archiv&#x00ED;sticos, sino que ofrecen un lenguaje codificado sobre instrumentos de descripci&#x00F3;n (EAD) y sobre personas, familias y entidades en el contexto archiv&#x00ED;stico (EAC-CPF). Tampoco son normas de descripci&#x00F3;n archiv&#x00ED;stica, pues no garantizan ning&#x00FA;n tipo de evidencia. Desde luego, cumplen la funci&#x00F3;n de la diseminaci&#x00F3;n de productos archiv&#x00ED;sticos en Internet, sobre la base de un lenguaje interoperable; ello permite el uso de objetos digitales de naturaleza archiv&#x00ED;stica en la Red, lo que constituye su mayor virtud (Delgado G&#x00F3;mez, <xref ref-type="bibr" rid="CIT11">2007</xref>).</p>
			 
			<p>Volviendo al &#x00E1;mbito de la documentaci&#x00F3;n electr&#x00F3;nica, la descripci&#x00F3;n de los expedientes y de los documentos electr&#x00F3;nicos debe permitir la recuperaci&#x00F3;n de los mismos y de su contexto; en consecuencia, los metadatos y los esquemas de metadatos juegan un papel esencial: permanencia de las relaciones documento-metadato, implementaci&#x00F3;n de los metadatos de gesti&#x00F3;n, etc. </p>
			 
			<p>La nueva realidad de la descripci&#x00F3;n archiv&#x00ED;stica, de amplio espectro, supone la presencia de este proceso en la gesti&#x00F3;n documental. Severiano Hern&#x00E1;ndez Vicente y otros profesionales de la Subdirecci&#x00F3;n General de los Archivos Estatales analizaban en su d&#x00ED;a los principales procesos de tratamiento archiv&#x00ED;stico articulados en la <italic>Pol&#x00ED;tica de Gesti&#x00F3;n de Documentos Electr&#x00F3;nicos</italic> del Ministerio de Educaci&#x00F3;n, Cultura y Deporte (Hern&#x00E1;ndez Vicente y otros, <xref ref-type="bibr" rid="CIT16">2016</xref>). Poco despu&#x00E9;s, Elena Cort&#x00E9;s Ruiz tambi&#x00E9;n abordaba el estudio de este documento normativo mod&#x00E9;lico (Cort&#x00E9;s Ruiz, <xref ref-type="bibr" rid="CIT08">2017</xref>). </p>
			 
			<p>La pol&#x00ED;tica alrededor del documento electr&#x00F3;nico marcada por el Ministerio de Educaci&#x00F3;n, Cultura y Deporte se articula en torno a los procesos de gesti&#x00F3;n documental; estos procesos se concentran en un programa de tratamiento espec&#x00ED;fico dentro de la pol&#x00ED;tica de gesti&#x00F3;n de los documentos de toda la organizaci&#x00F3;n, aplicable a todas las etapas del ciclo de vida de las evidencias documentales. Tras el proceso de clasificaci&#x00F3;n funcional de la documentaci&#x00F3;n, ocupa un importante lugar el proceso de descripci&#x00F3;n; en este sentido, es preciso destacar que:</p>
			 

						<list list-type="bullet">
							<list-item>
								<p>Los metadatos constituyen una realidad esencial, no s&#x00F3;lo en la descripci&#x00F3;n del documento electr&#x00F3;nico sino tambi&#x00E9;n en el registro de cada uno de los dem&#x00E1;s procesos de la gesti&#x00F3;n documental.</p>
							</list-item>
							
							<list-item>
								<p>Se apuesta por un entorno multientidad dentro de la descripci&#x00F3;n, con el fin de fortalecer el contexto de producci&#x00F3;n de la documentaci&#x00F3;n; de este modo, se van a reflejar las relaciones de las entidades recogidas en las <italic>Normas Espa&#x00F1;olas de Descripci&#x00F3;n Archiv&#x00ED;stica</italic> (Agente, Documento, Funci&#x00F3;n, Legislaci&#x00F3;n y Relaci&#x00F3;n) para aportar informaci&#x00F3;n a lo largo de todo el ciclo de vida de los documentos electr&#x00F3;nicos.</p>
							</list-item>
						</list>
									
			 
			<p>En definitiva, la complejidad actual de la descripci&#x00F3;n en los archivos exige: en primer lugar, traspasar la consideraci&#x00F3;n de una tarea m&#x00E1;s del tratamiento archiv&#x00ED;stico; seguidamente, desembocar en su apreciaci&#x00F3;n como un proceso esencial de la gesti&#x00F3;n documental.</p>
		</sec> 
		
		<sec id="S3">
			<title>3. LA DESCRIPCI&#x00D3;N DENTRO DE UNA ESTRUCTURA DE PROCESOS ARCHIV&#x00CD;STICOS Y DE GESTI&#x00D3;N DOCUMENTAL</title>
			 
			<p>Como se ha indicado anteriormente, los procesos tienen como objetivo fundamental la conversi&#x00F3;n de elementos de entrada en resultados. Se conciben como un conjunto organizado de actividades que se llevan a cabo para producir un producto o servicio; &#x00E9;stas tienen un principio y un fin delimitado, implicando recursos y dando lugar a un resultado (<italic>Real Decreto 3/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad en el &#x00E1;mbito de la Administraci&#x00F3;n Electr&#x00F3;nica</italic>).</p>
			 
			<p>La gesti&#x00F3;n documental debe considerarse como un conjunto de actividades agrupadas entre s&#x00ED;, constituyendo procesos; esto permite que una organizaci&#x00F3;n generadora de procedimientos archiv&#x00ED;sticos centre su atenci&#x00F3;n en los resultados que quiere obtener a trav&#x00E9;s del tratamiento de su documentaci&#x00F3;n. En general, de acuerdo con los principios esenciales de la gesti&#x00F3;n documental, un programa b&#x00E1;sico de tratamiento archiv&#x00ED;stico busca que los documentos que aborda se mantengan: aut&#x00E9;nticos, fiables, &#x00ED;ntegros y disponibles el tiempo que se reglamente su conservaci&#x00F3;n, en el contexto del sistema en el que se incluye.</p>
			 
			<p>Dentro de la gesti&#x00F3;n por procesos, conocer y analizar el conjunto de actividades a desarrollar por una organizaci&#x00F3;n para la obtenci&#x00F3;n de los resultados deseados es tan importante como los mismos resultados.</p>
			 
			<p>La norma ISO 15489-1:2016 identifica procesos para la creaci&#x00F3;n, captura y gesti&#x00F3;n de los documentos (Llans&#x00F3; Sanju&#x00E1;n, <xref ref-type="bibr" rid="CIT20">2016</xref>):</p>

					<list list-type="bullet">
						<list-item>
						<p>Creaci&#x00F3;n de documentos: incluye contenido o datos y metadatos que documentan las circunstancias de creaci&#x00F3;n.</p>
						</list-item> 
						<list-item>
						<p>Captura de documentos: los metadatos de punto de captura proporcionan evidencia.</p>
						</list-item> 
						<list-item>
						<p>Clasificaci&#x00F3;n e indizaci&#x00F3;n de documentos.</p>
						</list-item> 
						<list-item>
						<p>Control de acceso.</p>
						</list-item>
						<list-item> 
						<p>Almacenamiento de documentos.</p>
						</list-item> 
						<list-item>
						<p>Uso y reutilizaci&#x00F3;n.</p>
						</list-item> 
						<list-item>
						<p>Migraci&#x00F3;n y conversi&#x00F3;n.</p>
						</list-item> 
						<list-item>
						<p>Disposici&#x00F3;n: se&#x00F1;ala las posibles acciones de disposici&#x00F3;n y los principios que gobiernan la eliminaci&#x00F3;n de documentos.</p>
						</list-item>
					</list>

			<p>Joaquim Llans&#x00F3; (<xref ref-type="bibr" rid="CIT20">2016</xref>) alerta de la divergente trayectoria existente entre la normalizaci&#x00F3;n descriptiva y la normalizaci&#x00F3;n respecto a la gesti&#x00F3;n de documentos; en este sentido, se centra la atenci&#x00F3;n en metodolog&#x00ED;a (procesos) m&#x00E1;s que en objetivos (resultados). Es posible vislumbrar diferentes condicionantes: los relativos al tipo de unidades documentales a tratar (nativas digitales, h&#x00ED;bridas o totalmente anal&#x00F3;gicas), a la terminolog&#x00ED;a empleada, a las actividades espec&#x00ED;ficas de tratamiento a desarrollar para cada documentaci&#x00F3;n, etc.</p>
			 
			<p>En todo caso, Jos&#x00E9; Ram&#x00F3;n Cruz Mundet (<xref ref-type="bibr" rid="CIT09">2006</xref>) llama la atenci&#x00F3;n de que la norma ISO 15489 apenas si dedica alg&#x00FA;n espacio a la descripci&#x00F3;n; &#x00FA;nicamente hace referencia a la indizaci&#x00F3;n, asociada a la clasificaci&#x00F3;n. Para este autor, la descripci&#x00F3;n no debe reducirse a los &#x00ED;ndices, que tienen como funci&#x00F3;n mejorar y completar los instrumentos descriptivos. Las necesidades informativas de los usuarios y la din&#x00E1;mica de la gesti&#x00F3;n documental exigen la utilidad de la descripci&#x00F3;n archiv&#x00ED;stica.</p>
			 
			<p>As&#x00ED; las cosas, adoptando una visi&#x00F3;n m&#x00E1;s “archiv&#x00ED;stica”, los documentos creados o recibidos por una organizaci&#x00F3;n se constituyen como: </p>

					<list list-type="bullet"> 
						<list-item>
						<p>Prueba o informaci&#x00F3;n del cumplimiento de sus obligaciones legales o de gesti&#x00F3;n.</p>
						</list-item> 
						<list-item>
						<p>Testimonio hist&#x00F3;rico del devenir de sus funciones.</p>
						</list-item> 
						<list-item>
						<p>Consecuencia de su inter&#x00E9;s u otro criterio subjetivo relacionado con su conservaci&#x00F3;n (formando una colecci&#x00F3;n). </p>
						</list-item>
					</list>
			 
			<p>La creaci&#x00F3;n o recepci&#x00F3;n de documentos supone la entrada de la documentaci&#x00F3;n en el sistema archiv&#x00ED;stico de la organizaci&#x00F3;n productora, o, m&#x00E1;s archiv&#x00ED;sticamente hablando, su ingreso. A partir de ese momento, se desarrolla un tri&#x00E1;ngulo constituido por tres grandes procesos archiv&#x00ED;sticos: la valoraci&#x00F3;n, la conservaci&#x00F3;n y la descripci&#x00F3;n; este &#x00FA;ltimo es un proceso nodal, vertebrador del tratamiento archiv&#x00ED;stico. A su vez, estos tres grandes procesos se encuentran vinculados con una serie de sub-procesos que completan el esquema del tratamiento archiv&#x00ED;stico de los documentos.</p>
			 
			<p>Una vez producido el ingreso, los procesos de conservaci&#x00F3;n y de valoraci&#x00F3;n entroncan entre s&#x00ED; a trav&#x00E9;s de los sub-procesos de selecci&#x00F3;n y de eliminaci&#x00F3;n (eliminar es tambi&#x00E9;n una forma de conservar) (L&#x00F3;pez Hern&#x00E1;ndez, <xref ref-type="bibr" rid="CIT21">1999</xref>).</p>
			 
			<p>La conservaci&#x00F3;n documental es el proceso de salvaguarda material de los documentos a trav&#x00E9;s de su examen, preservaci&#x00F3;n y restauraci&#x00F3;n; estas tres son las actividades b&#x00E1;sicas de la conservaci&#x00F3;n en archivos. Se vinculan a la conservaci&#x00F3;n dos sub-procesos: por un lado, la ordenaci&#x00F3;n, entendida como las relaciones de los documentos entre s&#x00ED; a trav&#x00E9;s de criterios establecidos de car&#x00E1;cter cronol&#x00F3;gico, alfab&#x00E9;tico, etc.; por otro lado, la instalaci&#x00F3;n, que es la ubicaci&#x00F3;n f&#x00ED;sica de los documentos en sus contenedores y de &#x00E9;stos en los dep&#x00F3;sitos (Romero Fern&#x00E1;ndez Pacheco y Gonz&#x00E1;lez D&#x00ED;az, <xref ref-type="bibr" rid="CIT24">1999</xref>; Cruz Mundet, <xref ref-type="bibr" rid="CIT10">2011</xref>). </p>
			 
			<p>La valoraci&#x00F3;n se define como el proceso de estudio de las series documentales, que establece los valores legales, jur&#x00ED;dicos, fiscales, hist&#x00F3;ricos, cient&#x00ED;ficos o culturales de cada una de ellas y, de acuerdo con &#x00E9;stos, determina la conservaci&#x00F3;n permanente (total o parcial), la conservaci&#x00F3;n temporal o la eliminaci&#x00F3;n de los documentos (La Torre Merino y Mart&#x00ED;n-Palomino y Benito, <xref ref-type="bibr" rid="CIT18">2000</xref>; Hern&#x00E1;ndez Olivera y Moro Cabero, <xref ref-type="bibr" rid="CIT15">2002</xref>). Dos sub-procesos se imbrican en el proceso de valoraci&#x00F3;n: de un lado, la identificaci&#x00F3;n, que supone la investigaci&#x00F3;n y sistematizaci&#x00F3;n de las categor&#x00ED;as administrativas y archiv&#x00ED;sticas en las cuales se sustenta la estructura de un fondo (La Torre Merino y Mart&#x00ED;n-Palomino y Benito (<xref ref-type="bibr" rid="CIT18">2000</xref>); de otro lado, la clasificaci&#x00F3;n, que conforma la agrupaci&#x00F3;n jer&#x00E1;rquica de los documentos de acuerdo con los principios de procedencia y de orden original (D&#x00ED;az Rodr&#x00ED;guez, <xref ref-type="bibr" rid="CIT12">2010</xref>). </p>
			 
			<p>Los cuatro sub-procesos descritos (ordenaci&#x00F3;n, instalaci&#x00F3;n, identificaci&#x00F3;n y clasificaci&#x00F3;n) sustentan necesariamente el proceso de descripci&#x00F3;n archiv&#x00ED;stica, que es en donde suelen y deben desembocar. Resulta totalmente imposible una descripci&#x00F3;n de documentos con una calidad id&#x00F3;nea si las unidades documentales no se encuentran ordenadas e instaladas correctamente en sus contenedores de conservaci&#x00F3;n; del mismo modo, agentes o funciones carecer&#x00ED;an de descripci&#x00F3;n sin una previa identificaci&#x00F3;n de productores y tipolog&#x00ED;as de documentos, o sin la clasificaci&#x00F3;n de fondos, series y otras agrupaciones documentales producidas.</p>
			 
			<p>Por lo tanto, el proceso de descripci&#x00F3;n archiv&#x00ED;stica vincula y une los procesos y sub-procesos de tratamiento archiv&#x00ED;stico de la documentaci&#x00F3;n entre s&#x00ED;, como su consecuencia m&#x00E1;s id&#x00F3;nea. Igualmente, la descripci&#x00F3;n relaciona estos procesos y sub-procesos con los que deben ser los resultados finales de la Archiv&#x00ED;stica: el proceso de servicio al usuario (enti&#x00E9;ndase tanto el ciudadano externo como el personal y los organismos internos de la organizaci&#x00F3;n); este proceso posee tambi&#x00E9;n sub-procesos asociados al mismo: referencias, reprograf&#x00ED;a, pr&#x00E9;stamo de documentos y dinamizaci&#x00F3;n cultural. Dentro del proceso de servicio al usuario, la descripci&#x00F3;n constituye el pilar fundamental de la tarea b&#x00E1;sica de localizaci&#x00F3;n de los documentos cuyos datos, cuya reproducci&#x00F3;n o cuyo pr&#x00E9;stamo son requeridos por un ciudadano u organismo interno; as&#x00ED; mismo, describir resulta esencial para determinar aquellas unidades documentales que, por su inter&#x00E9;s, son adecuadas para formar parte de exposiciones o de gabinetes pedag&#x00F3;gicos.</p>

								<fig id="F1">
									<label>Figura 1</label>
									<caption>
										<title>Mapa de procesos archiv&#x00ED;sticos</title>
									</caption>
									<graphic xmlns:xlink="http://www.w3.org/1999/xlink" xlink:href="../images/F1.jpg"/>
								</fig>

			<p>En consecuencia, si bien la descripci&#x00F3;n se imbrica claramente en la gesti&#x00F3;n documental, &#x00E9;sta debe desarrollarse desde los cauces de procesos fundamentalmente archiv&#x00ED;sticos. Por lo tanto, concebir la descripci&#x00F3;n como proceso esencial en el tratamiento documental conlleva la realizaci&#x00F3;n de dos reflexiones: </p>

					<list list-type="bullet">
						<list-item>
							<p>Reflexionar sobre el “cu&#x00E1;ndo” llevar a cabo la descripci&#x00F3;n, si se tienen en cuenta los procesos archiv&#x00ED;sticos. Se trata de focalizar la atenci&#x00F3;n no s&#x00F3;lo en el contenido de los datos y en el contexto archiv&#x00ED;stico de los mismos, sino en la informaci&#x00F3;n de contenido, estructura y contexto del propio dato, es decir, en los metadatos. A partir de ese momento, la descripci&#x00F3;n se convierte en esencial desde el mismo momento de la creaci&#x00F3;n y captura del documento. Chris Hurley argumenta que la descripci&#x00F3;n deber&#x00ED;a desarrollarse desde el momento mismo en que se crea el documento, con el objeto de que &#x00E9;ste siga siendo comprensible fuera de su entorno de creaci&#x00F3;n y en conjunci&#x00F3;n con otros sistemas (Hurley, <xref ref-type="bibr" rid="CIT17">1998</xref>); los metadatos se vinculan y posibilitan esta realidad. Por su parte, el proceso de clasificaci&#x00F3;n aborda el estudio de funciones y organismos, que constituyen un contexto archiv&#x00ED;stico clave; ya en su d&#x00ED;a, David Bearman y Richard Lytle (<xref ref-type="bibr" rid="CIT02">1985-1986</xref>) consideraron, como Hurley, que la descripci&#x00F3;n archiv&#x00ED;stica tiene que comenzar antes de que exista el propio documento (en el momento mismo de dise&#x00F1;ar el sistema), y que debe ser reflejo de las funciones e interacciones que dan lugar a la documentaci&#x00F3;n (Bearman y Lytle, <xref ref-type="bibr" rid="CIT02">1985-1986</xref>). Los restantes procesos de gesti&#x00F3;n documental tienen que encarar la globalidad del contenido, estructura y contexto documental.</p>
						</list-item>
						
						<list-item>
							<p>Reflexionar sobre el “c&#x00F3;mo” desarrollar la descripci&#x00F3;n, si se tienen en cuenta los procesos de gesti&#x00F3;n documental. Actividades como el control de acceso resultar&#x00ED;an inviables sin una descripci&#x00F3;n del contenido archiv&#x00ED;stico. La descripci&#x00F3;n de contexto archiv&#x00ED;stico ofrece las funciones y organismos esenciales para el proceso de clasificaci&#x00F3;n. Por su parte, los metadatos de creaci&#x00F3;n y captura encuentran un soporte dentro de la Archiv&#x00ED;stica a trav&#x00E9;s de la estructura de datos normalizada, que reproduce, en formato digital, los instrumentos de descripci&#x00F3;n archiv&#x00ED;stica. Menci&#x00F3;n aparte merece la indizaci&#x00F3;n: su trascendencia descriptiva y procesual en la gesti&#x00F3;n documental y el tratamiento archiv&#x00ED;stico es tal que atraviesa el contenido y el contexto (codificado o no). Todo ello, exige, en los procedimientos descriptivos, de una regulaci&#x00F3;n normativa de car&#x00E1;cter internacional.</p>
						</list-item>
					</list>

						<fig id="F2">
							<label>Figura 2</label>
							<caption>
								<title>Gesti&#x00F3;n documental y procedimientos descriptivos</title>
							</caption>
							<graphic xmlns:xlink="http://www.w3.org/1999/xlink" xlink:href="../images/F2.jpg"/>
						</fig>

		</sec> 
		
		<sec id="S4">
			<title>4. EL DESARROLLO B&#x00C1;SICO DEL PROCESO DE DESCRIPCI&#x00D3;N ARCHIV&#x00CD;STICA</title>
			 
			<p>Seg&#x00FA;n Albert Roig (<xref ref-type="bibr" rid="CIT23">1997</xref>), los principios b&#x00E1;sicos de la Calidad (en su caso de la Calidad Total) en el &#x00E1;mbito de la gesti&#x00F3;n documental son:</p>


					<list list-type="bullet">
						<list-item> 
						<p>La orientaci&#x00F3;n al cliente (externo o interno).</p>
						</list-item>
						<list-item>
						<p>La planificaci&#x00F3;n ante las actuaciones simplemente reactivas.</p>
						</list-item>
						<list-item>
						<p>El concepto de proceso o gesti&#x00F3;n por procesos.</p>
						</list-item>
						<list-item>
						<p>La mejora continua.</p>
						 </list-item>
						<list-item>
						<p>La gesti&#x00F3;n por hechos y datos (indicadores).</p>
						</list-item>
					</list> 


			<p>Para Joaquim Borr&#x00E1;s, estos principios de la calidad son claramente asumibles por la gesti&#x00F3;n documental (Borr&#x00E1;s G&#x00F3;mez, <xref ref-type="bibr" rid="CIT04">2004</xref>). En este sentido, el camino hacia la Calidad en la descripci&#x00F3;n archiv&#x00ED;stica se encuentra en la gesti&#x00F3;n documental por procesos: procedimiento esencial del trabajo archiv&#x00ED;stico para la organizaci&#x00F3;n y recuperaci&#x00F3;n de la informaci&#x00F3;n y de la documentaci&#x00F3;n de las entidades p&#x00FA;blicas y de las empresas privadas (Roberge, <xref ref-type="bibr" rid="CIT22">1994</xref>).</p>
			 
			<p>El enfoque basado en procesos conduce a una organizaci&#x00F3;n hacia una serie de actuaciones tales como (Beltr&#x00E1;n Sanz y otros, <xref ref-type="bibr" rid="CIT03">2002</xref>):</p>

				<list list-type="bullet">
					<list-item>
					<p>Definir sistem&#x00E1;ticamente las actividades que componen el proceso.</p>
					</list-item>
					<list-item> 
					<p>Identificar la interrelaci&#x00F3;n con otros procesos.</p>
					</list-item>
					<list-item> 
					<p>Analizar y medir los resultados de la capacidad y eficacia del proceso.</p>
					</list-item>
					<list-item> 
					<p>Centrarse en los recursos y m&#x00E9;todos que permiten la mejora del proceso.</p>
					</list-item>
				</list>
			
			<p>Todos estos puntos deben quedar, de alguna manera, reflejados en la denominada “ficha de proceso”, que se define como: detallada puesta por escrito de la implementaci&#x00F3;n del proceso; su representaci&#x00F3;n gr&#x00E1;fica constituye el conocido como “mapa de proceso”.</p>
			
			<p>El desarrollo de la descripci&#x00F3;n archiv&#x00ED;stica sobre documentos de archivo, agentes o funciones puede ser objeto de regulaci&#x00F3;n procesual, mediante la aplicaci&#x00F3;n de los &#x00ED;tems que componen las fichas de proceso.</p>

								<fig id="T1">
									<label>Tabla I</label>
									<caption>
										<title>Ficha b&#x00E1;sica del proceso de descripci&#x00F3;n archiv&#x00ED;stica</title>
									</caption>
									<graphic xmlns:xlink="http://www.w3.org/1999/xlink" xlink:href="../images/T1.jpg"/>
								</fig>
			 
			<p>Como se puede apreciar, una ficha de proceso tipo se puede amplificar enormemente, manteniendo, eso s&#x00ED;, los campos b&#x00E1;sicos; estos elementos esenciales se complejizar&#x00E1;n y concretizar&#x00E1;n en funci&#x00F3;n del objetivo determinado del proceso descriptivo. La idea es ser lo m&#x00E1;s espec&#x00ED;fico posible en cuestiones como la enumeraci&#x00F3;n de actividades a realizar, el c&#x00E1;lculo de los recursos necesarios para llevarlas a cabo o los indicadores que se van a tener en cuenta para evaluar la satisfacci&#x00F3;n de los resultados.</p>
		</sec> 
		
		<sec id="S5">
			<title>5. LA DESCRIPCI&#x00D3;N ARCHIV&#x00CD;STICA ORIENTADA A LA MEJORA CONTINUA</title>
			 
			<p>El Modelo EFQM (European Foundation for Quality Management), o Modelo Europeo de Excelencia Empresarial, dise&#x00F1;a, gestiona y establece puntos de mejora en las organizaciones y su producci&#x00F3;n sobre la base de los procesos y en busca de la excelencia. En la asunci&#x00F3;n de la descripci&#x00F3;n archiv&#x00ED;stica dentro de la gesti&#x00F3;n documental por procesos, resulta de gran importancia la aplicaci&#x00F3;n del principio de mejora continua, que en gran medida descansa sobre los indicadores del proceso.</p>
			 
			<p>En primer lugar, un elemento b&#x00E1;sico son los controles de calidad de la descripci&#x00F3;n archiv&#x00ED;stica; dependiendo de los resultados obtenidos en los mismos, se asumir&#x00E1;n modificaciones en las actividades y en los recursos: </p>

				<list list-type="bullet">
					<list-item>  
					<p>Identificaci&#x00F3;n clara de las responsabilidades e intensificaci&#x00F3;n de colaboraciones interdisciplinares (compartir conocimientos, informaci&#x00F3;n, experiencias en un entorno colaborativo por equipos). </p>
					</list-item>
					<list-item> 
					<p>Implicaci&#x00F3;n mejorada de los responsables de la organizaci&#x00F3;n y del personal t&#x00E9;cnico en cada una de las actividades constitutivas del proceso descriptivo.</p>
					</list-item>
					<list-item> 
					<p>Estandarizaci&#x00F3;n superior del proceso descriptivo, apoyado en la formaci&#x00F3;n del personal, en documentos t&#x00E9;cnicos, normas o pautas de amplia aceptaci&#x00F3;n, etc.</p>
					</list-item>
					<list-item> 
					<p>Capacidad de adaptaci&#x00F3;n a cualquier cambio en los aspectos organizativos, funcionales y documentales.</p>
					</list-item> 
					<list-item>
					<p>Revisi&#x00F3;n de elementos materiales como el hardware usado para la descripci&#x00F3;n o el software de procesamiento de datos y metadatos. </p>
					</list-item>
				</list>
			 
			<p>En segundo lugar, se encuentra el an&#x00E1;lisis de la satisfacci&#x00F3;n del usuario. En este caso, no se tratar&#x00ED;a tanto de que el usuario marcase qu&#x00E9; documentaci&#x00F3;n se debe describir y c&#x00F3;mo realizar las descripciones (este &#x00FA;ltimo aspecto descansa sobre la aplicaci&#x00F3;n de la normativa de descripci&#x00F3;n), sino que se indicase la mejor manera en que el producto descriptivo deba llegar al usuario; as&#x00ED; las cosas, las variantes ser&#x00ED;an:</p>


					<list list-type="bullet">
						<list-item>
						<p>Intensificaci&#x00F3;n en la consecuci&#x00F3;n de unos objetivos que hagan part&#x00ED;cipe al usuario.</p>
						</list-item>
						<list-item>
						<p>Estudio de innovaciones en las actividades descriptivas para la plena satisfacci&#x00F3;n del usuario.</p>
						</list-item>
						<list-item> 
						<p>Dise&#x00F1;o de recursos basados en las expectativas y necesidades del usuario.</p>
						</list-item>
						<list-item> 
						<p>Implementaci&#x00F3;n de servicios que respondan a los requerimientos de accesibilidad del usuario a la descripci&#x00F3;n archiv&#x00ED;stica.</p>
						</list-item>
					</list> 
		</sec>
		
		<sec id="S6">
			<title>6. CONCLUSIONES</title>
			 
			<p>Las conocidas como “buenas pr&#x00E1;cticas” y la deontolog&#x00ED;a archiv&#x00ED;stica, de largo recorrido, se unieron hace d&#x00E9;cadas a la corriente normalizadora en la descripci&#x00F3;n (abanderada por el Consejo Internacional de Archivos) para comenzar a perge&#x00F1;ar procedimientos de descripci&#x00F3;n documental, regulados y estandarizados. En este contexto, cabr&#x00ED;a preguntarse: ¿qu&#x00E9; ofrece de nuevo la gesti&#x00F3;n por procesos a la descripci&#x00F3;n archiv&#x00ED;stica? La respuesta se articula en distintos puntos:</p>
			 
					<list list-type="bullet">
						<list-item> 
						<p>En primer lugar, una respuesta a los nuevos retos de la gesti&#x00F3;n documental en la Era de la Informaci&#x00F3;n. Es necesario imbricar la descripci&#x00F3;n del contenido, estructura y contexto documental (datos, metadatos, etc.), todo en el &#x00E1;mbito de la gesti&#x00F3;n electr&#x00F3;nica de los archivos. </p>
						</list-item>
						<list-item> 
						<p>En segundo lugar, una v&#x00ED;a hacia la calidad y la excelencia. Este camino no s&#x00F3;lo se encuentra en los propios productos descriptivos, sino en el acceso a los mismos por parte de los usuarios, a los que se les convierte en protagonistas y part&#x00ED;cipes de la descripci&#x00F3;n.</p>
						</list-item>
						<list-item>
						<p>En tercer lugar, un marco normalizado para articular la eficacia y la eficiencia del trabajo de descripci&#x00F3;n. Se trata de la importancia de decir detalladamente c&#x00F3;mo se deben realizar las actividades descriptivas y hacerlas espec&#x00ED;ficamente como se dice, posibilitando innovaciones, ajustes o mejoras.</p>
						</list-item>
						<list-item>
						<p>En cuarto lugar, unas herramientas de control y evaluaci&#x00F3;n continua de los requerimientos de la descripci&#x00F3;n. Resultan fundamentales la determinaci&#x00F3;n de objetivos y resultados, los indicadores, etc.</p>
						</list-item>
					</list> 


			<p>En definitiva, la descripci&#x00F3;n, considerada en el marco de la gesti&#x00F3;n documental y concebida como un proceso archiv&#x00ED;stico, supone: por un lado, la necesaria modernizaci&#x00F3;n del trabajo de los archiveros, que es una exigencia del &#x00E1;mbito en el que se desarrollan las nuevas realidades documentales y de acceso a la informaci&#x00F3;n; por otro lado, la precisa mejora continua del quehacer en los archivos y de sus resultados, indispensable en el desenvolvimiento de las organizaciones archiv&#x00ED;sticas actuales.</p>
			</sec>
			

	</body>

	
	<back>
	
	
	
		<ref-list>
			<title>7. REFERENCIAS</title>

			<ref id="CIT01">
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